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求变求好求创新 实设处内比武忙 ——实设处举行“A-B两点对比”工作交流会

  • 2019-11-25 21:17:17
  • 来源:华中科技大学
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“大学里读过理工农医,是否就能直接成为一名优秀的管理人才?”“有了学位或职称或‘帽子’是否就有文化有思想有管理才能?”“不读书或少读书是否能够把管理工作持续创新?”“个人岗位工作与半年前或者一年前二年前相比有哪些改进和提升?”“运用了何种管理科学的方法或工具?”

    

 

11月12日下午,针对李震彪处长提出的系列问题,实设处开展了一场别开生面的基于“A-B两点对比法”的比变化、比梯度、比高度工作交流会(A点代表某项工作改进前的状态,B点代表改进后的状态)。实设处全员参与,毛勇杰副处长主持会议。会议采用开门办公的方式,主动邀请采购与招标中心宋象军主任、彭忠祥副主任,国资办龚纯副主任到会观察指导。郑炎雄副处长及来自各科室的杨向东、朱菁萍、江琦等首批13位代表依次登台,讲“变化”、晒“妙招”、比 “成效”,氛围紧张而热烈。

 

“大仪共享老大难、费心劳力成效浅”,这是前几年大仪共享面临的困境,如何找到病根,如何找到破解“密钥”,成为关键。设备管理团队通过多读书勤思考,巧借弗里德曼“花钱办事模型”,思路豁然开朗。“花别人的钱办别人的事”“花别人的钱办自己的事”“花自己的钱办别人的事”“花自己的钱办自己的事”,前述4种方式中哪一种可能会更加勤俭节约、合理科学、不浪费呢?显而易见,最后一种更好些。思路明确了、对策清楚了,于是趁热打铁、持续努力,大仪共享终于开创了新局面,2018、2019年连续获得科技部财政部大仪考核全国优秀。

 

“大仪论证长流水、月月天天很零碎”。 以前大仪论证报告提交和论证比较“碎片”,一年365天教师课题组随时提交随时论证,不仅造成教授及院系不重视大仪购置的年度计划和统筹,也造成归口部门陷于事务、效率低下、缺少系统性和整合集成。“大型设备实在贵,闲置少用太浪费。开放共享要做好,院系组织有作为”。2018年探索实行“改个人申购论证为院系集中申购论证”---即由院系集中收集本单位所有教师1~2年的大仪购置需求,先进行院系内部统筹论证,通过后再一次性打包提交实设处,进入学校层面集中论证。“集中论证”不仅有利于院系领导全面了解本单位的大仪需求数据与开展整合统筹,也提高了效率,减少了“长流水、碎片化”签字审核的事务,还有利于院系及学校大仪共享实体平台做大做好。

 

“安全第一,改黑为白”。2018年前,由于化学危废处置公司“垄断经营”,渠道狭窄,出口不畅,学校危废处置“唯公司马首是瞻”,由于危废运输车属于特种车辆,必须夜晚才可上高速行驶,常常按照公司指令,“夜晚装车、夜晚出城”。不仅造成院系师生深夜加班工作,还由于夜晚光线不明,有些化学试剂和废液辨识看不清、易出事伤人等。安全管理团队开动脑筋、多方与公司沟通协调,在安全第一、成本合法合理的原则下,改“夜晚到、夜晚走”为“夜晚到、白天装、夜晚走”模式,既方便了院系师生的工作,也保障了师生安全。

 

“人不见面、业务照办”。2017年6月前,全校各院系师生购置设备后的验收建账与财务报账,必须从四面八方跑到实设处办公室,现场排队办理设备资产标签、财务报账单据等,耗时费力且节假日不提供服务。2017年6月,实设处设计开发出全国高校第一家具有验收单据打印、资产标签打印等11大功能的自助服务终端,4台“机器人”在主校区师生服务中心、东校区师生服务中心、大活中心、医学院基医楼“上岗工作”,实现“人不见面,业务照办”“一年365天、一天24小时全天候不间断服务”,极大地方便了师生办事。

 

“重要工作提前做,关键时候有点货”。 高水平的教学实验室建设是一流本科教学的重要支撑与保障,其中足够的实验室面积是重要条件之一,而我校许多院系的教学实验室空间不足、面积短缺,已经明显不符合一流本科的教学要求。为了有“定量化”“实际化”“法规化”的需求分析依据,近两年教学实验室管理团队主动作为,分析国家规定计算标准、教育部历年高校统计数据、院系自报需求数据,并对比分析形成报告,为2019年学校本科公共实验教学大楼的建设立项及时提供了决策数据参考。

 

“常见问题入简报,业务指导更高效”。许多院系内办理设备业务的人员队伍常常是“业余工作者”“临时工作者”,例如有的教师偶尔亲自办理进口减免税或者设备报废,课题组的大仪论证报告或设备盘点春季是用某一研究生,秋季换成另一研究生,队伍变化多业务不熟悉、出错率高等等。因此设备及进口管理科常常遇到同一错误几百次上千次的重复出现、重复纠正、年复一年的现象。“办法总比困难多”,为了提高工作效率和服务质量,化被动为主动,设备与进口管理团队全面梳理多年来各种不规范现象,分门别类,实名案例,形成《仪器设备管理工作简报》,如大仪购置计划当报不报,填写的进口免税设备生产商及价格与中标通知书不符,设备出境维修不向海关备案导致入境补税,设备到货包装残损不及时报告错过强制索赔期,设备建账信息不准确导致返工等等。一份《简报》纠错百种,一次发放千人受益,既是管理通报也是服务培训,起到了“四两拨千斤”的杠杆作用。

 

大家展示的 “妙招”不止如此,还有工作任务全流程管控的PDCA法,提高工作效果的“目标管理法”,优化工作计划的SMART标准、5W1H分析法、甘特图法,做好时间管理的“方圆法则”、“时间四象限法”、“20/80法则”等。许多同志深感读书不读书不一样,长期读书与一时读书不一样,勤于思考与按部就班不一样。

 

特邀嘉宾对交流会给予了肯定,认为这种交流对于提高职工的创新能力、进取意识十分有益。

 

交流会的热情与热议延续到会外,会后各科室陆续自发组织了“回看”“复盘”活动,认为交流会不仅展示了汇报者个人积极进取、求新求变求好的程度与成效,还增进了职工之间的了解,激发了大家的学习热情,有利于后续互相启发、互相帮助、共同进步。大家都非常认同郑炎雄副处长在分享发言中的感言,“身在催你读书而不是逼你加班的单位,是一种福气!身在不仅推荐好书,还把好书发到员工手上的部门,是一种福气!遇到不仅督促员工读书,还带着员工读书的领导,是一种福气!”